Penanganan Informasi

Penanganan informasi ialah suatu totalitas yang terpadu yang terdiri atas perangkat perencanaan, perangkat komunikasi, pemakai, pengendalian dan penilaian, pengaruh mempengaruhi dan saling terobos satu sama lain dalam rangka penyediaan informasi yang berdaya guna bagi pemakai informasi dalam pelaksanaan tugasnya.[1]

Penanganan, dalam hal ini identik dengan istilah manajemen, sedangkan manajemen itu sendiri merupakan suatu proses. Proses penanganan informasi mencangkup input, proses dan output.[2]

 

1.  Komponen input (masukan), terdiri atas komponen-komponen yang lebih khusus, misalnya  sasaran (pemakai) informasi, penyedia dan penyampai informasi, metode komunikasi, dana, sarana dan prasarana.

2.  Komponen proses, meliputi perencanaan, kebutuhan informasi, pengumpulan data dan informasi, penyimpanan, analisis, penyajian dan penyebarluasan.

3.  Komponen Output (hasil), yakni yang dihasilkan, penilaian terhadap informasi dan umpan balik.

Keberadaan rencana penanganan informasi bertujuan menjamin adanya deskripsi yang jelas untuk mendapatkan dan menerima informasi.[3] Biasanya dalam rencana penanganan informasi tersedia:

1.  Deskripsi kebutuhan informasi, informasi apa yang mereka butuhkan

2.  Informasi yang perlu dikomunikasikan, termasuk format, isi dan tingkatan detail individu yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikannya.

3.  Informasi akan siapa yang seharusnya menerima informasi.

4.  Metodologi/ teknologi komunikasi.

5.  Frekuensi komunikasi.

6.  Proses peningkatan komunikasi dalam jangka waktu tertentu.

A.     Tahapan-tahapan Penanganan Informasi

Akurasi informasi merupakan hal mutlak karena informasi yang tidak akurat justru akan mempersulit proses pengambilan keputusan terutama dalam menganalisis berbagai alternatif untuk kemudian memilih salah satu di antaranya yang diyakini merupakan alternatif terbaik. Berkaitan dengan akurasinya, informasi harus dapat dipercaya. Artinya, data tidak dimanipulasi dalam pengolahannya yang apabila terjadi akan mengaburkan situasi yang sebenarnya. Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan informasi, menurut Gordon B. Davis yaitu:[4]

1.  Penciptaan Informasi

2.  Pemeliharaan Saluran Informasi

3.  Seleksi nformasi

4.  Penerimaan Informasi

5.  Penyimpanan Informasi

6.  Penelusuran Informasi

7.  Penggunaan Informasi

8.  Penilaian kritis dan umpan balik.

1)     Penciptaan Informasi

Teori informatika menekankan bahwa benar-benar mampu memberikan dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar aplikasinya tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus memenuhi persyaratan kelengkapan, kemutakhiran, kehandalan, terolah dengan baik, tersimpan dengan rapi, dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya apabila diperlukan. Persyaratan-persyaratan tersebut hanya mungkin terpenuhi apabila data, yang merupakan bahan baku untuk informasi, digali dari sumber-sumber yang tepat dan dengan mutu yang tinggi. Teori ini perlu mendapat penekanan karena, seperti dimaklumi data tidak mempunyai nilai intrinsik dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, data yang dikumpulkan dari berbagai sumber memerlukan pengolahan lebih lanjut agar sifatnya berubah menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung proses.

2)     Pengambilan keputusan

Dari segi inilah tahap penciptaan informasi harus dilihat. Menciptakan informasi tidak terlepas dari identifikasi dan penggalian sumber-sumber yang tepat. Sumber-sumber informasi yang dapat dan layak digali sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain karena sangat tergantung pada proses pengambilan apa yang akan didukungnya dan untuk kepentingan apa informasi tersebut dipergunakan.[5] Setiap orang yang pernah berkecimpung dalam kegiatan penanganan informasi pasti mengetahui bahwa sumber-sumber tersebut dapat berada di dalam suatu organisasi, seperti berbagai satuan kerja yang terdapat didalamnya akan tetapi dapat pula berada di luar organisasi yang bersangkutan. Instrumen untuk memperolehnya pun dapat beraneka ragam, seperti melalui penelitian, eksperimen. Baik eksperimen laboratorium maupun eksperimen lapangan, penyebaran kuesioner, wawancara, dan lain sebagainya.

Pentingnya identifikasi dan pengenalan sumber-sumber informasi yang pantas dan layak digarap semakin relevan untuk diperhatikan karena di samping lebih menjamin bahwa data yang dikumpulkan untuk diolah bermutu tinggi, juga karena proses penciptaan informasi tersebut diupayakan agar berlangsung dengan tingkat efisiensi yang tinggi.

3)     Pemeliharaan Saluran Informasi

Telah umum diketahui bahwa salah satu perkembangan pesat yang terjadi dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya “perkawinan” antara teknologi komunikasi dengan teknologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Baik secara internal maupun eksternal, saluran tersebut dapat berupa:

a)  Saluran melalui komunikasi lisan

b)  Saluran dengan menggunakan tulisan

c)  Komputer pada satuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan komputer utama (mainframe)

d)  Saluran telepon, teleks, faksimile dan electronic mail.

Walaupun tidak semuanya mutlak menggunakan semua saluran tersebut, karena tergantung pada banyak faktor, seperti jarak, lokasi, persyaratan kecepatan penyampaian informasi dan berbagai faktor lainnya, yang jelas ialah bahwa berbagai saluran tersebut tersedia dan pemilikannya pun dewasa ini tidak lagi memerlukan biaya yang besar.

4)     Seleksi dan Transmisi Informasi

Tidak semua satuan kerja dan tidak semua orang yang terdapat dalam satu organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya, satuan kerja yang menangani kegiatan produksi memerlukan informasi yang berbeda dengan informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia.

Dengan kata lain, informasi yang dimiliki perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Berarti mengetahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting.

5)     Penerimaan Informasi Secara Selektif

Jika diatas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa dan untuk kepentingan apa, berarti penerima informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi.

6)     Penyimpanan Informasi

Sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi, informasi yang telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang digunakan segera. Oleh karena itu, informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.

Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa disamping ingatan manusia, terdapat berbagai alat penyimpan informasi yang dapat digunakan, misalnya sistem kartu, tape, microfilm, harddisk, floppy disk, dan sebagainya. Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpanan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan tidak lagi merupakan ruangan yang besar. Disamping itu, dengan sarana berteknologi tinggi, kemampuan informasi pun lebih terjamin.

7)     Penggunaan informasi

Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era informasi, hal itu berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, baik pada tingkat individual, tingkat kelompok dan tingkat organisasi. Pada tingkat individu misalnya, aneka ragam informasi dibutuhkan termasuk informasi tentang pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produk yang diperlukannya untuk memuaskan kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya. Berbagai kelompok dimasyarakat, mulai dari rumah tangga dan kelompok-kelompok lainnya juga memerlukan informasi untuk berbagai kepentingan termasuk untuk memperlancar proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut. Hal yang sama juga berlaku bagi organisasi, terlepas apakah organisasi tersebut bergerak di bidang Agama, politik, ketatanegaraan, kegiatan bisnis, mulai dari toko kecil hingga konglomerat yang bergerak di berbagai bidang bisnis dan yang wilayah operasinya mungkin mencakup seluruh dunia, sosial kemayarakatan dan pendidikan, kesehatan, penelitian dan pengembangan, dan lain sebagainya.

8)     Penilaian Kritis Dan Sistem Umpan Balik

Berhubungan dengan semua tahap yang telah disinggung di muka, diperlukan pula kegiatan penilaian yang kritis terhadap informasi. Seperti telah dibahas sebelumnya, sistem yang diperlukan dan yang digunakan dalam penilaian informasi adalah sistem yang mempunyai nilai aplikatif yang tinggi, artinya memberikan kontribusi nyata dalam memperlancar kegiatan manajemen operasi.

Agar penilaian dilakukan mencapai sasarannya, diperlukan serangkaian standar penilaian. Sasaran penilaian, antara lain:[6]

a)  validitas informasi yang diterima

b)  signifikansi informasi tersebut

c)  kegunaan spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan,

d)  hubungan informasi tersebut dengan informasi lain.

---

[1] Dr. Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informasi, (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm 18

[2]Dr. Oemar Hamalik, Ibid; hlm 19

[3] Drs. Pawit M, Yusup, Pedoman Mencari Sumber Informasi, (Bandung: Remadja Karya CV, 1988), hlm 103

[4] http://owlyzevitch.blogsome.com/2006/12/23/b-1-tahap-penanganan-informasi/

[5] Drs. Pawit M, Yusup, Op.Cit; hlm 69

[6] Dr. Oemar Hamalik, Op.Cit; hlm 37